無(wú)論是哪個(gè)行業(yè)，只要邁入職場(chǎng)就一定離不開(kāi)電子郵件的往來(lái)溝通。職場(chǎng)郵件，除了溝通工作，也是企業(yè)和員工職業(yè)形象的直接體現(xiàn)。

下面這8個(gè)郵件溝通Tips，幫你改進(jìn)寫郵件啰嗦沒(méi)重點(diǎn)，用詞不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)辱Υ?，一分鐘寫出得體的工作郵件。

①不是所有的溝通都需要發(fā)郵件

復(fù)雜的事情不要通過(guò)郵件討論，先開(kāi)會(huì)，再用郵件發(fā)起會(huì)議記錄；有爭(zhēng)議的事不要在郵件中討論，容易引起不必要的誤會(huì)；簡(jiǎn)單而重要的事馬上發(fā)郵件；重要事情的安排、結(jié)論，一定要發(fā)郵件、備忘、備查、提醒參與者；不重要的事情，不要發(fā)郵件，否則會(huì)顯得抓不住重點(diǎn)。

②工作郵件分四類

確認(rèn)：口頭、電話、會(huì)議交流的事情，養(yǎng)成用郵件進(jìn)行確認(rèn)的習(xí)慣；

提需求：寫郵件給別人提需求，要把細(xì)節(jié)寫清楚，可量化，使對(duì)方明確該如何做；

反饋：收到需求郵件應(yīng)盡快反饋，要表達(dá)清楚，確認(rèn)收到需求，并告知工作計(jì)劃和后續(xù)成果；

通知：公司公告、假期安排通知等，此類郵件無(wú)需回復(fù)。

③正確處理發(fā)送地址

謹(jǐn)慎填寫收件人：一件事不要同時(shí)申請(qǐng)兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示；

恰當(dāng)填寫抄送人：分清郵件主送人，不要忘記抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；

密送：重要的、容易忘記的郵件，可密送自己，方便查看。

④郵件標(biāo)題很重要

被多次轉(zhuǎn)發(fā)、回復(fù)的郵件，把標(biāo)題中多次“re、fw”清理干凈，如事情難以用郵件解決，不如直接開(kāi)會(huì)討論；如有需每日、每周發(fā)送的例行郵件，可用日期做標(biāo)題開(kāi)頭，方便日后檢索；避免出現(xiàn)口語(yǔ)化文字。

⑤正文內(nèi)容要注意

分情況填寫抬頭：發(fā)給公司內(nèi)部人，按內(nèi)部文化稱呼昵稱或職稱，發(fā)給外部公司，最好把級(jí)別寫明；

遵循金字塔原理：先說(shuō)中心思想，再詳細(xì)闡述細(xì)節(jié)，如內(nèi)容過(guò)多，可在正文簡(jiǎn)單描述，再單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件；

注意語(yǔ)氣：根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系等，選擇恰當(dāng)語(yǔ)氣表述，多說(shuō)“請(qǐng)、謝謝”，以表尊重。

⑥正文格式要注意

正文里每行字?jǐn)?shù)不要過(guò)多；字體字號(hào)建議用小四（20號(hào)），字體用宋體，顏色用黑色，強(qiáng)調(diào)的關(guān)鍵詞用紅色，但紅色不能標(biāo)注人名；多條內(nèi)容可用編號(hào)排列，以清新明確；郵件中慎用問(wèn)號(hào)、感嘆號(hào)和表情。

⑦添加附件要注意

附件不要太大，附件少時(shí)不要打包，如果附件很多，必須打包時(shí)，在郵件正文里做對(duì)件說(shuō)明：“的附件包括xxx，是對(duì)xxx的說(shuō)明，請(qǐng)查收?！?/p>

⑧一定要知道的3個(gè)小技巧

按標(biāo)題→正文→附件→收件人的順序編寫郵件，避免誤點(diǎn)導(dǎo)致錯(cuò)誤郵件發(fā)送；郵件中含公司機(jī)密時(shí)，仔細(xì)檢查收件人；養(yǎng)成定期收郵件的習(xí)慣，重要緊急的2分鐘內(nèi)處理，重要不緊急的馬上給予回應(yīng)，約定處理時(shí)間；其他事項(xiàng)標(biāo)記待處理標(biāo)簽，空閑時(shí)間集中處理。

當(dāng)然，對(duì)于需要頻繁使用郵件溝通業(yè)務(wù)的企業(yè)，員工的郵件規(guī)整得體，確實(shí)在溝通時(shí)起到事半功倍的效果。但僅憑這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，郵件的順暢收發(fā)，背后還需要企業(yè)選擇一款強(qiáng)大的企業(yè)郵箱系統(tǒng)來(lái)提供技術(shù)保障。

業(yè)務(wù)郵件大多涉及商務(wù)洽談、物料采買、產(chǎn)品交付及收付款等與企業(yè)營(yíng)收有著密切聯(lián)系的內(nèi)容。海內(nèi)、外企業(yè)間的溝通，因跨境和時(shí)差等客觀原因，使用電子郵件進(jìn)行商務(wù)交流最為便捷。而一旦電子郵件系統(tǒng)不穩(wěn)定或安全性無(wú)法保障，可能會(huì)影響損害企業(yè)信譽(yù)，進(jìn)而導(dǎo)致直接或間接的利益損失。

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